سبک زندگی قسمت ششم
هشت نکته برای برگذاری یک جلسه مهم
مرحله 1: آماده شدن برای جلسه
- هدف را تعریف کنید: هدف جلسه و آنچه را که باید بدست آورید به وضوح درک کنید.
- توسعه دستور کار: یک دستور کار دقیق ایجاد کنید که موضوعات مورد بحث و زمان اختصاص داده شده برای هر مورد را مشخص کند.
- دعوت از شرکت کنندگان: مشخص کنید چه کسی باید در جلسه شرکت کند و دعوت نامه ها را از قبل ارسال کنید.
- مطالب جمع آوری کنید: اسناد، گزارش ها یا ارائه های لازم را که در طول جلسه مورد نیاز است جمع آوری کنید.
مرحله ۲: تنظیم محیط جلسه
- محل مناسبی را انتخاب کنید: مکانی را انتخاب کنید که برای اندازه جلسه مناسب باشد و همه امکانات لازم را فراهم کند.
- ترتیب صندلی: ترتیب صندلی را برای تشویق مشارکت و تسهیل تعامل بین شرکت کنندگان تنظیم کنید.
- اطمینان از راه اندازی فنی: از قبل تجهیزات سمعی و بصری، اتصال به اینترنت و سایر الزامات فنی را بررسی کنید.
- نمایش قوانین جلسه: برای حفظ نظم در طول جلسه، قوانین اساسی را برای رفتار، زمان بندی و مشارکت ایجاد کنید.
مرحله 3: شروع جلسه
- به شرکت کنندگان خوش آمدید: با سلام کردن به همه و معرفی خود به عنوان رئیس شروع کنید.
- هدف را بیان کنید: هدف جلسه و آنچه را که انتظار می رود انجام شود به وضوح بیان کنید.
- بررسی دستور کار: به طور خلاصه هر مورد در دستور کار را مرور کنید تا یک نمای کلی از آنچه مورد بحث قرار خواهد گرفت ارائه دهید.
مرحله 4: تسهیل در بحث های سازنده
- تشویق مشارکت: محیطی فراگیر ایجاد کنید که در آن همه احساس راحتی کنند تا افکار و ایده های خود را به اشتراک بگذارند.
- مدیریت زمان به طور موثر: زمان را برای هر مورد دستور کار پیگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که بحث ها در مسیر خود باقی می مانند.
- خلاصه کردن نکات کلیدی: نکات اصلی بحث شده بعد از هر مورد را برای تقویت درک و حفظ تمرکز مجدداً مرور کنید.
- مدیریت تضادها: به هرگونه تعارض یا اختلاف نظری که پیش می‌آید رسیدگی کنید و از راه‌حلی محترمانه و سازنده اطمینان حاصل کنید.
مرحله 5: تصمیم گیری
- تشویق به اجماع: در صورت امکان، بحث ها را برای دستیابی به توافق بین شرکت کنندگان تسهیل کنید.
- در صورت لزوم رأی بگیرید: اگر اجماع حاصل نشد، برای تصمیم گیری رأی گیری کنید.
- تصمیمات مستند: نتایج و نکات عملی را برای هر تصمیمی که در طول جلسه گرفته می‌شود به وضوح ثبت کنید.
مرحله 6: پایان جلسه
- نکته‌های اقدام را خلاصه کنید: نکات عملی و مسئولیت‌های محول شده به هر شرکت‌کننده را قبل از پایان جلسه خلاصه کنید.
- تأیید مراحل بعدی: اطمینان حاصل کنید که همه می‌دانند پس از جلسه چه کاری باید انجام شود و چه زمانی باید انتظار برقراری ارتباط بیشتر را داشته باشند.
- از شرکت کنندگان تشکر می کنیم: از همه شرکت کنندگان برای وقت، مشارکت و مشارکتشان تشکر کنید.
مرحله ۷: پیگیری
- توزیع صورتجلسه جلسه: صورتجلسه جامعی را تهیه کنید که شامل تصمیمات اتخاذ شده، نقاط اقدام و ضرب الاجل باشد. آنها را به سرعت با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید.
- پیشرفت نقطه اقدام: پیشرفت را در وظایف محوله پیگیری کنید و در صورت نیاز با افراد پیگیری کنید.
- ارزیابی اثربخشی جلسه: در مورد موفقیت جلسه در دستیابی به اهداف آن فکر کنید و زمینه های بهبود را شناسایی کنید.
مرحله 8: بهبود مستمر
- جستجوی بازخورد: شرکت‌کنندگان را تشویق کنید تا درباره ساختار جلسه، تسهیل‌گری و اثربخشی کلی بازخورد ارائه کنند.
- پیشنهادها را بگنجانید: از بازخوردهای دریافتی برای اصلاح مهارت‌های ریاست خود و تقویت جلسات آینده استفاده کنید.
با دنبال کردن این مراحل و ترکیب نکات ارائه شده، به خوبی مجهز خواهید شد تا جلسات را به طور مؤثر اداره کنید، همکاری را ارتقا دهید و به نتایج دلخواه برسید.
این یک راهنمای کلی است و بسته به زمینه خاص یا ماهیت جلسه، ممکن است ملاحظات دیگری اعمال شود.
منابع :
- Harvard Business Review – یک منبع معتبر برای بینش کسب و کار و مدیریت، iاز جمله مقالاتی در مورد مدیریت و رهبری جلسات موثر.
- The Balance Careers – توصیه‌ها و نکات عملی را برای متخصصان در صنایع مختلف ارائه می‌کند، از جمله راهنمایی در مورد ریاست جلسات.
- MindTools – طیف گسترده ای از منابع و ابزارها را برای توسعه شخصی و حرفه ای ارائه می دهد، از جمله راهنمایی در مورد تسهیل موثر جلسه.
